Như các bạn đã biết, trong thời đại số và môi trường doanh nghiệp đa quốc gia ngày nay, viết email và các loại văn bản trong doanh nghiệp bằng tiếng Nhật đã trở thành một trong những nội dung bắt buộc phải nắm vững nếu bạn muốn trở thành nhân viên chính thức và phát triển trở thành quản lý trong doanh nghiệp Nhật.
Bài viết này sẽ giúc bạn:
• Nắm chắc cấu trúc chuẩn của email công việc(Business email)
• Hiểu được đầy đủ các loại văn bản trong công việc
• Phân biệt các đối tượng giao tiếp (đối nội/ đối ngoại) và cách sử dụng ngôn ngữ phù hợp
• Nâng cao tâm thái chuyên nghiệp trong email gửi đi.
◆ Những điểm cần lưu ý khi soạn thảo Email công việc
(文書作成の際、どのような点に注意すれば、良いのか)
1. Xác định rõ mục đích của văn bản
(何のために文書を書くか、その目的を明確にする)
văn bản công việc phải luôn có chủ đích, thông tin cần truyền tải là gì, và ta kỳ vọng người nhận sẽ phản hồi hoặc hành động ra sao sau khi đọc xong.
Ví dụ:
この度、弊社の新製品発表会を下記の通り開催する運びとなりました。
ご多用のところ誠に恐縮ではございますが、ぜひご出席賜りますようお願い申し上げます。
※ Mục tiêu rõ ràng: Mời tham dự một sự kiện cụ thể, không viết chung chung như “liên hệ để giới thiệu”.
2. Xác định chính xác đối tượng người nhận
(誰に向けた文書を書くか再確認する)
Văn phong, từ vựng và cấp độ kính ngữ cần được điều chỉnh linh hoạt tùy thuộc vào địa vị, mối quan hệ và bối cảnh giao tiếp với người nhận, đó là cấp trên trong nội bộ, đối tác bên ngoài, đồng nghiệp hay khách hàng.
Ví dụ:
• 株式会社〇〇 営業部 部長 田中 様
いつも大変お世話になっております。〇〇株式会社の山田でございます。
• カジュアルな社内向け（同僚へ）
鈴木さん、お疲れ様です。来週のミーティングについて共有です。
※ Điều chỉnh ngôn ngữ, kính ngữ và cách gọi tên tùy theo đối tượng.
3. Chuẩn bị và sắp xếp thông tin cần truyền đạt
（伝えなければならない情報、資料を用意し整理する）
Nếu viết khi nội dung còn mơ hồ, văn bản rất dễ trở nên khó truyền đạt. Vì vậy, việc chuẩn bị và sắp xếp trước các yếu tố như sự kiện thực tế, dữ liệu, lập luận và tài liệu đính kèm là điều hết sức quan trọng để đảm bảo thông tin được truyền đạt một cách ngắn gọn, logic và dễ tiếp nhận.
Ví dụ: 資料送付の案内メールに必要な情報を整理
添付ファイルにて、先日ご依頼いただいた商品仕様書および価格表をお送りいたします。
ご確認のほど、よろしくお願い申し上げます。
※ Thông tin cần được hệ thống rõ ràng: Gửi gì? Vì sao gửi? Gửi kèm tài liệu nào?
4. Viết theo đúng cấu trúc văn bản chuẩn
(文書の「型」に基づいて書く)
Trong văn bản nghiệp vụ, luôn tồn tại các mẫu trình bày kinh điển như phương pháp PREP (kết luận → lý do → ví dụ → nhấn mạnh kết luận) hoặc SDS (tình huống → chi tiết → giải pháp). Những cấu trúc chuẩn này giúp người đọc dễ dàng nắm bắt nội dung, tránh lan man hoặc thiếu mạch lạc trong diễn đạt.
Ví dụ: PREP法を使って、在宅勤務申請の理由を説明
来週の金曜日、在宅勤務を希望いたします。
理由としましては、当日午後に家族の病院付き添いがあるためです。
また、作業予定のタスクについてはすでに自宅PC環境で対応可能であることを確認済みです。
よって、在宅勤務をご承認いただければ幸いです。
※ Cấu trúc rõ ràng giúp sếp dễ hiểu và dễ quyết định.
5. Kiểm tra lỗi và mức độ lịch sự trước khi gửi
(失礼な点や間違いがないかチェックする)
Trong tiếng Nhật, không chỉ lỗi chính tả hay thiếu sót câu chữ, mà cả cách sử dụng kính ngữ và mức độ sắc thái trong lời văn cũng ảnh hưởng trực tiếp đến ấn tượng người đọc. Vì vậy, cần chú trọng sử dụng lối diễn đạt cẩn thận, tránh gây hiểu lầm hoặc tạo cảm giác khó chịu cho người nhận.
Ví dụ:依頼文で誤って命令口調を使ってしまった場合
❌ 明日の会議、参加してください。資料は必ず見ておいてください。
✅ お忙しいところ恐れ入りますが、明日の会議にご出席いただけますと幸いです。
また、事前に添付資料に目を通していただけますよう、お願い申し上げます。
※ Kiểm tra ngữ điệu, kính ngữ, và cách thể hiện “yêu cầu” một cách lịch sự.
6. Gửi đi sau khi rà soát kỹ
(送信する)
Trước khi nhấn nút gửi, cần kiểm tra cẩn thận tất cả các yếu tố như tiêu đề email, tên người nhận, nội dung thư, chữ ký và các tệp đính kèm. Chỉ một sai sót nhỏ cũng có thể làm ảnh hưởng nghiêm trọng đến sự chuyên nghiệp và uy tín của người gửi.
◆ CÁC LOẠI HÌNH VĂN BẢN TRONG CÔNG VIỆC
Văn bản trong môi trường thương mại Nhật Bản được phân loại chủ yếu thành hai nhóm lớn:
・ Văn bản dành cho khách hàng(社外文書)
・Văn bản nội bộ (社内文書)
【1】Văn bản dành cho khách hàng (社外文書)
Là các loại văn bản được gửi tới các đối tượng bên ngoài công ty, bao gồm: khách hàng, đối tác, cơ quan chức năng, tổ chức liên kết v.v… Mục tiêu chính là thiết lập và duy trì mối quan hệ tin cậy, hỗ trợ thực hiện công việc hiệu quả, đồng thời thể hiện đúng phép lịch sự trong giao tiếp thương mại.
◎ Văn bản nghiệp vụ (業務文書)
• Mục đích:
Dùng để thực hiện các giao tiếp mang tính nghiệp vụ như: thông báo, yêu cầu, xác nhận, đề xuất, thương lượng,… một cách ngắn gọn, chính xác, và hiệu quả.
• Đặc điểm:
– Ngôn ngữ rõ ràng, khách quan, không mang sắc thái cá nhân
– Tuân thủ chặt chẽ cấu trúc logic và quy tắc trình bày
– Ưu tiên nội dung trọng tâm và hành động cần thực hiện
• Ví dụ:
(1) Thông báo gửi tài liệu (書類送付の通知) ⇒ Xác nhận đã gửi tài liệu kèm theo
(2) Thông báo nghỉ hè (夏季休暇の通知) ⇒ Gửi thông báo lịch nghỉ cho đối tác
(3) Thư mời tiệc đầu năm (新年会の案内) ⇒ Mời tham dự sự kiện đầu năm mới
(4) Nhờ/xin phép lịch hẹn (アポイントの依頼) ⇒ Đề nghị thiết lập cuộc hẹn làm việc
(5) Yêu cầu công việc (仕事の依頼) ⇒ Giao việc cụ thể cho đơn vị liên quan
(6) Đàm phán gia hạn thanh toán (支払い延期の交渉) ⇒ Đề xuất dời hạn thanh toán
(7) Thư đăng ký sử dụng dịch vụ (申し込みの文書) ⇒ Gửi đơn đăng ký chính thức
(8) Thư từ chối (断りの文書) ⇒ Từ chối lời mời, đề nghị một cách lịch sự
(9) Xin lỗi vì hàng lỗi (不良品納品のお詫び) ⇒ Xin lỗi và xử lý việc giao hàng lỗi
(10) Văn bản tra cứu thông tin (照会の文書) ⇒ Yêu cầu xác minh hoặc làm rõ thông tin
(11) Đơn đặt hàng (注文の文書) ⇒ Gửi đơn đặt hàng chính thức
(12) Hóa đơn/Báo giá (請求状・見積状) ⇒ Gửi hóa đơn thanh toán hoặc bảng báo giá
◎ Văn bản xã giao (社交文書)
Văn bản xã giao là những văn bản mang tính nghi thức, lịch sự, được sử dụng nhằm duy trì mối quan hệ tốt đẹp và lâu dài với các đối tác bên ngoài. Mục tiêu không phải là xử lý nghiệp vụ cụ thể, mà là thể hiện sự quan tâm, tôn trọng và gắn kết giữa các bên trong môi trường kinh doanh. Đây là loại văn bản thể hiện tấm lòng, sự khéo léo và tinh thần “tế nhị trong quan hệ” (気遣い・礼儀), vốn là một đặc trưng sâu sắc trong văn hóa kinh doanh Nhật Bản.
• Đặc điểm:
– Mang tính chất nghi lễ (儀礼的) và được sử dụng trong những tình huống quan trọng, chuyển giao hoặc mang tính cảm xúc.
– Không yêu cầu hành động cụ thể từ người nhận, mà nhằm tạo dựng thiện cảm, giữ gìn mối quan hệ và thể hiện phẩm giá của tổ chức.
– Dù không mang tính “nghiệp vụ thực tế”, nhưng là dấu ấn về đẳng cấp giao tiếp của một doanh nghiệp chuyên nghiệp.
• Ví dụ:
(1) Chào hỏi về việc chuyển địa điểm trụ sở（社屋移転のあいさつ）⇒ Thông báo và cảm ơn đối tác khi công ty chuyển văn phòng, đồng thời gửi thông tin liên hệ mới.
(2) Thư thông báo chuyển việc（転職のごあいさつ）⇒ Thông báo rời khỏi vị trí hiện tại, cảm ơn đối tác đã hợp tác và giới thiệu người kế nhiệm (nếu có).
(3) Thiệp chúc mừng năm mới（年賀状）⇒ Gửi lời chúc đầu năm, thể hiện sự trân trọng với quan hệ hợp tác lâu dài.
(4) Thư mời hoặc cảm ơn tiệc chia tay（送別会の案内・お礼）⇒ Mời tham dự tiệc chia tay hoặc cảm ơn sau khi được tổ chức, thể hiện sự gắn bó trong quan hệ công việc.
(5) Chúc mừng thành lập công ty mới（新会社設立祝い）⇒ Gửi lời chúc mừng chính thức khi đối tác thành lập công ty, chi nhánh hoặc văn phòng mới.
(6) Thư thăm hỏi người bệnh（病気見舞い）⇒ Gửi lời hỏi thăm sức khỏe và động viên đối tác hoặc nhân sự có quan hệ đặc biệt bị ốm.
(7) Thư cảm ơn sau cuộc gặp mặt / chuyến thăm（訪問・面会へのお礼）⇒ Cảm ơn sự đón tiếp, hỗ trợ, hướng dẫn trong một buổi gặp gỡ hoặc tham quan công ty.
(8) Thư giới thiệu đối tác（取引先の紹介）⇒ Giới thiệu chính thức một doanh nghiệp hoặc cá nhân đáng tin cậy đến đối tác hiện tại.
(9) Thư chia buồn（弔事の文書）⇒ Gửi lời chia buồn trang trọng khi đối tác hoặc người thân của họ qua đời.
(10) Thư chúc mừng sinh nhật / kỷ niệm thành lập（誕生日・創立記念日の祝い）⇒ Bày tỏ sự quan tâm cá nhân hoặc đánh dấu cột mốc quan trọng của công ty đối tác.
(11) Thiệp chúc Tết trung thu, giáng sinh, lễ tạ ơn…（季節の挨拶）⇒ Thể hiện sự khéo léo và tinh tế trong việc giữ gìn quan hệ trong các dịp lễ quốc tế.
(12) Thư cảm ơn vì sự hợp tác trong dự án（プロジェクト完了のお礼）⇒ Bày tỏ lòng biết ơn vì sự phối hợp chặt chẽ trong quá trình thực hiện dự án chung.
(13) Thư mừng thăng chức / bổ nhiệm（昇進・就任祝い）⇒ Chúc mừng đối tác được bổ nhiệm vào vị trí mới như giám đốc, trưởng phòng…
(14) Thư chào hỏi sau khi nghỉ sinh / nghỉ dài hạn quay lại（育児休暇・長期休暇復帰の挨拶）⇒ Gửi lời cảm ơn vì sự hỗ trợ trong thời gian nghỉ và thông báo quay trở lại công việc.
(15) Lời chia tay khi nghỉ hưu（退職・定年退職のご挨拶）⇒ Cảm ơn các bên liên quan vì thời gian hợp tác và để lại ấn tượng tốt đẹp trước khi nghỉ hưu.
【2】Văn bản nội bộ (社内文書)
Văn bản nội bộ là các văn bản được sử dụng trong phạm vi tổ chức, công ty nhằm chia sẻ thông tin, truyền đạt chỉ thị, báo cáo tiến độ, hoặc xin phê duyệt, góp phần giúp quy trình làm việc diễn ra trơn tru, minh bạch và đồng nhất.
• Đặc điểm:
– Ưu tiên sự ngắn gọn, chính xác và trực tiếp
– Tuân thủ nghiêm ngặt mẫu biểu và quy định hành chính nội bộ
– Ít kính ngữ hơn văn bản đối ngoại, nhưng vẫn cần lịch sự và chuyên nghiệp
• Ví dụ:
(1) Tờ trình / Phê duyệt（稟議書）⇒ Văn bản xin phê duyệt nội dung quan trọng như mua sắm, ký kết hợp đồng, điều chỉnh ngân sách.
(2) Báo cáo công việc / Thông báo nội bộ（報告書・連絡書）⇒ Trình bày tiến độ, kết quả công việc hoặc thông báo thông tin nội bộ giữa các cá nhân, bộ phận.
(3) Phiếu xin nghỉ / Báo cáo giờ làm（勤怠届・休暇届）⇒ Sử dụng khi xin nghỉ phép, báo cáo làm việc từ xa, đến muộn hoặc về sớm.
(4) Thông báo hành chính nội bộ（社内通達）⇒ Thông báo chính thức từ ban điều hành tới toàn công ty về chính sách, quy định mới, thay đổi lịch làm việc,…
(5) Biên bản cuộc họp（議事録）⇒ Ghi chép nội dung chính, ý kiến và quyết định được đưa ra trong cuộc họp.
(6) Tài liệu luân chuyển nội bộ（回覧文書）⇒ Tài liệu chuyển tay trong nội bộ để các bên cùng đọc, ghi chú hoặc xác nhận thông tin.
(7) Thư mời họp / đào tạo / sự kiện nội bộ（案内状）⇒ Thông báo mời tham dự họp, buổi đào tạo hoặc các hoạt động nội bộ khác.
(8) Phiếu đề nghị（伺い書）⇒ Văn bản trình bày ý định và xin chỉ đạo, phê duyệt từ cấp trên trước khi tiến hành công việc.
(9) Thông báo thay đổi nhân sự（人事異動の通知）⇒ Gửi đến toàn công ty để thông báo về việc bổ nhiệm, điều chuyển, thuyên chuyển nhân sự.
(10) Bản tường trình vi phạm（始末書）⇒ Dùng khi nhân viên cần giải trình về hành vi sai phạm, lỗi trong công việc hay quy định.
(11) Bản đề xuất / kế hoạch（企画書）⇒ Văn bản trình bày đề án, kế hoạch phát triển sản phẩm, chiến dịch truyền thông, cải tiến quy trình…
(12) Đơn xin nghỉ việc（退職願）⇒ Văn bản chính thức gửi công ty để bày tỏ nguyện vọng xin nghỉ việc.
(13) Quyết định bổ nhiệm / điều động（辞令）⇒ Văn bản công khai việc bổ nhiệm, điều chuyển nhân sự do ban lãnh đạo ban hành.
